Wyzwania czekające przed administracją publiczną. Centra Usług Wspólnych powoływane od dziś!

Ogrom przepływu informacji i jego gromadzenie w gminach stawia przed nimi poważne wyzwanie dotyczące bezpieczeństwa i zarządzania informacją/danymi. Nowoczesna jednostka publiczna to dziś podmiot wyposażony w odpowiedni system oraz usługi w tym e-usługi. Firma ZETO-RZESZÓW z racji wieloletniej obecności na rynku systemów dla administracji publicznej (system PUMA + jej e-usługi) dokładnie wie i bada zmiany w niej zachodzące. Nie tylko z punku informatyki, ale i zmieniających się przepisów i nowych wyzwań, które już pukają do drzwi JST. Po wielu latach informatyzacji administracji publicznej oraz wdrażania e-usług przychodzi kolejne wyzwanie w postaci integracji wielu podmiotów JST występujących na terenie danej gminy czy województwa. Coraz więcej słyszymy o racjonalizacji wydatków i cięcia kosztów w administracji. Lekarstwem na całe to „zło” mają być powoływane do życia Centra Usług Wspólnych.

Czym są tzw. CUW-y?

Centrum usług wspólnych (z ang. shared services center) – wyodrębniona organizacyjnie jednostka, która świadczy usługi na rzecz co najmniej dwóch podmiotów w ramach jednej grupy kapitałowej o charakterze pomocniczym lub administracyjnym np. usługi księgowe, zarządzenie zasobami ludzkimi, rozliczanie wynagrodzeń, obsługa zamówień i zakupów.

Pojęcie centrum usług wspólnych nie jest tożsame, ani z centralizacją ani z outsourcingiem. Centra usług wspólnych są tworzone jako osobne podmioty, lecz dotychczasowe jednostki nie są likwidowane – jedynie pewne czynności i procesy wyodrębnione z tych jednostek są przenoszone do centrum usług wspólnych. Ponadto, własne centrum usług wspólnych różni się od outsourcingu tym, że zadania nie są zlecane na zewnątrz, lecz się realizowane przez specjalnie powołaną do życia jednostkę, która pozostaje w strukturach i pod kontrolą grupy kapitałowej.

Źródło: pl.wikipedia.org

Co można osiągnąć dzięki powołaniu do życia CUW?

  • Oszczędność czasu i pieniędzy podatników (minimalizacja kosztów stałych np.: poprzez zakupy grupowe energii, sprzętu/usług IT, usług specjalistycznych, materiałów eksploatacyjnych, ubezpieczeń, różnych środków trwałych)
  • Zwiększenie wydajności i efektywności pracy (na poziomie operacyjnym)
  • Racjonalizacja wykorzystania zasobów ludzkich (brak dublowania stanowisk i kompetencji)
  • Optymalizacja powtarzających się zadań w różnych JST (eliminacja zadań powtarzających się np.: sprawy księgowo-kadrowe, windykacyjne – ściągalność podatków)
  • Standaryzacja zasobów infrastruktury informatycznej (sprzęt, usługi, polityka bezpieczeństwa, audyty, procedury, oprogramowanie)
  • Dostęp do informacji zlokalizowanych w jednym miejscu (np.: przy użyciu wielu narzędzi, w tym mobilnych)
  • Pełna kontrola nad informacją i precyzyjna jej analiza (trafniejsza analiza i szybsze decyzje)
  • Poprawa jakości obsługi obywatela i przedsiębiorcy (wiele spraw załatwianych w jednym miejscu, np.: przy użyciu jednego portalu internetowego)
  • Bezpieczeństwo informacji zlokalizowanej w obrębie centralnego nią zarządzania (jasne i takie same procedury dla wszystkich, standaryzacje ISO)

Jaki akt prawny umożliwia powołanie do życia CUW?

USTAWA z dnia 25 czerwca 2015 r. o zmianie ustawy o samorządzie gminnym oraz niektórych innych ustaw.

Ustawa wprowadza zmiany w szeregu przepisów ustawy o samorządzie gminnym. Dotyczą one zmiany treści obecnych przepisów w przypadku łączenia gmin, rejestracji związków, a także umożliwienia utworzenia związków powiatowo-gminnych oraz centrów usług wspólnych (jednostek zapewniających w szczególności obsługę organizacyjną, administracyjną lub księgową dla innych jednostek organizacyjnych jednostek samorządu terytorialnego). Analogiczne zmiany są przewidziane w ustawach o samorządzie powiatowym oraz ustawie o samorządzie województwa, jednakże w zakresie samorządu województwa nie dotyczą go kwestie związków jako centrów usług wspólnych.

Źródło: biuletyn.bdo.pl

Kto może tworzyć/być CUW-em?

  • urząd gminy;
  • starostwo powiatowe;
  • urząd marszałkowski;
  • inna jednostka organizacyjna jednostki samorządu terytorialnego;
  • jednostka organizacyjna związku międzygminnego, związku powiatów, związku powiatowo-gminnego.
  • W celu wspólnej obsługi (cuw) gminy i powiaty mogą tworzyć związki międzygminne, powiatowe i powiatowo –gminne.

Jest od kogo brać dobry przykład.

CUW Kancelarii Prezesa Rady Ministrów

Tutaj możesz przejść do pobrania raportu o CUW.

Bezpłatny raport specjalny „Centrum Usług Wspólnych w samorządach w Polsce – dotychczasowe doświadczenia i perspektywy rozwoju”

Raport CUW 2016